Datenschutzerklärung

Stand: 25. Oktober 2026. TODO_FELIX vor Launch anwaltlich prüfen lassen

1. Verantwortlicher

TODO_FELIX Firma oder Name
TODO_FELIX Anschrift
E-Mail: post@frag-konstanze.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. TODO_FELIX prüfen

2. Worum es geht

Konstanze wertet betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) aus, die Sie als PDF oder Foto hochladen. Eine BWA enthält Unternehmenszahlen. Bei Kapitalgesellschaften sind das in der Regel keine personenbezogenen Daten, bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften sind es Daten über Sie als Person. Außerdem können Kopf- und Fußzeilen Namen enthalten (Inhaber, Geschäftsführung, Steuerkanzlei, Sachbearbeiter). Wir behandeln deshalb jede BWA so, als enthielte sie personenbezogene Daten.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Hochgeladene Datei: die BWA als PDF oder Bild, einschließlich aller darin enthaltenen Angaben.
• Ausgelesene Werte: die erkannten Positionen und Beträge, die daraus berechneten Kennzahlen, Summenprüfungen und die Einordnung in Sätzen.
• Metadaten: Dateiname, Dateityp, Größe, Zeitpunkt, Ihre Einwilligungen, ein gekürzter Hash Ihrer IP-Adresse zur Missbrauchsabwehr, technische Laufzeiten und die Kosten des Modellaufrufs.
• Korrekturen: wenn Sie einen ausgelesenen Wert auf der Ergebnisseite ändern, speichern wir die Zuordnung "Zeilentext zu Position" ohne den Betrag.
• Server-Logs: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung. Löschung nach spätestens 14 Tagen.

Es gibt kein Konto, keine E-Mail-Adresse und keine Cookies zur Wiedererkennung. Die Ergebnisseite ist über eine zufällige, nicht erratbare Adresse erreichbar. Wer diese Adresse kennt, kann die Auswertung sehen. Geben Sie sie nur weiter, wenn Sie das wollen.

4. Wie die Auswertung abläuft

1. Die Datei wird auf unserem Server in Deutschland in Text umgewandelt (bei Scans und Fotos per Texterkennung).
2. Ein kurzer Prüfschritt stellt fest, ob es sich um eine BWA handelt. Ist es keine, wird die Datei sofort gelöscht und Sie bekommen eine Rückmeldung.
3. Der Text der BWA, bei Fotos auch das Seitenbild, wird an ein KI-Modell übermittelt, das die Zeilen den Standardpositionen einer BWA zuordnet. Das Modell rechnet nicht; Summen und Kennzahlen berechnet unser Server.
4. Sie sehen das Ergebnis und können Werte korrigieren.

5. Ihre Einwilligung

Beim Upload setzen Sie ein Häkchen: "Ich erlaube die Verarbeitung meiner BWA." Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Durchführung der Auswertung selbst stützt sich zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne dieses Häkchen gibt es keine Auswertung. Es umfasst drei Dinge:

• KI-Auswertung: Die Übermittlung des BWA-Textes (und bei Fotos des Seitenbildes) an das KI-Modell, siehe Abschnitt 7.
• Pseudonymisierte, verfremdete Fassung: Die dauerhafte Speicherung einer Fassung Ihrer BWA ohne Firmenname und ohne Originalbeträge zur Verbesserung des Dienstes. Was das genau bedeutet, steht in Abschnitt 6.
• Anonymisierte Branchenvergleiche: Ihre pseudonymisierten Kennzahlen dürfen in aggregierte Vergleichswerte einfließen, etwa "mittlere Personalkostenquote im Elektrohandwerk". Solche Vergleiche zeigen wir nur, wenn mindestens 20 Unternehmen in einer Gruppe sind, und wir fügen den veröffentlichten Werten statistisches Rauschen hinzu, damit sich kein einzelnes Unternehmen herausrechnen lässt. Diese Funktion ist noch nicht in Betrieb.

Das Original wird nicht gespeichert. Die hochgeladene Datei wird unmittelbar nach der Auswertung gelöscht. Die Auswertung selbst (ausgelesene Werte mit Firmenname, Kennzahlen, Einordnung) bleibt 24 Stunden unter ihrer Adresse erreichbar und wird dann automatisch gelöscht. Eine dauerhafte Ablage von Original und Auswertung wird es später nur mit einem Nutzerkonto und einer gesonderten Einwilligung geben.

6. Pseudonymisierung und Verfremdung

Die dauerhaft gespeicherte Fassung Ihrer BWA (Abschnitt 5) entsteht so:

• Identifikatoren werden entfernt: Firmenname, Mandanten- und Beraternummer, Steuernummer, Name der Kanzlei und Namen natürlicher Personen. Der Firmenname wird durch ein Pseudonym ersetzt.
• Das Pseudonym ist ein kryptografischer Hash (HMAC) aus Firmenname und Steuernummer mit einem geheimen Schlüssel. Es erlaubt uns, mehrere Monate derselben Firma zusammenzuhalten, ohne die Firma zu kennen. Der Schlüssel liegt getrennt vom Datenbestand.
• Alle Beträge werden skaliert: jede Zahl wird mit einem geheimen Faktor zwischen 0,4 und 2,5 multipliziert, der pro Pseudonym fest ist. Dadurch stimmen Quoten, Verhältnisse und Entwicklungen weiterhin, die tatsächlichen Beträge sind aber nicht mehr enthalten. Summen werden aus den skalierten Posten neu berechnet, damit die Fassung rechnerisch aufgeht.
• Gespeichert bleiben: Rechtsform, Monat und Jahr, eine grobe Umsatzgrößenklasse, das erkannte Software-Layout und die Hinweise, an welchen Stellen das Original rechnerisch nicht aufging.

Diese Fassung ist pseudonymisiert, nicht anonymisiert. Sie unterliegt weiter der DSGVO. Wir nutzen sie, um die Zuordnung von BWA-Zeilen zu verbessern, Layouts verschiedener Buchhaltungsprogramme zu erkennen und die Einordnung zu schärfen. Wir geben sie nicht an Dritte weiter.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Server in Deutschland. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. TODO_FELIX AVV mit Hetzner bestätigen
• KI-Modell: Der Text Ihrer BWA (bei Fotos auch das Seitenbild) wird über EURouter TODO_FELIX vollständige Firmierung und Anschrift des Anbieters an das Sprachmodell Kimi K3 übermittelt, das bei europäischen Rechenzentrumsbetreibern (unter anderem Tensorix, Berget AI, GreenPT, Lyceum, Nebul) in der EU betrieben wird. Die Übermittlung enthält keinen Hinweis auf Ihre Person über den Dokumentinhalt hinaus. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. TODO_FELIX AVV mit EURouter abschließen und Speicherdauer der Anfragen beim Anbieter dokumentieren
• Schriftarten: Die Seite lädt die Schriftarten IBM Plex von Google Fonts (Google Ireland Limited). Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). TODO_FELIX Schriften lokal ausliefern und diesen Absatz streichen

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt. Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

7a. Reichweitenmessung ohne Cookies

Wir möchten wissen, ob der Dienst genutzt wird und wo er hakt. Dafür zählen wir anonyme Ereignisse auf unserem eigenen Server: welche Seite aufgerufen wurde, ob ein Upload gestartet wurde, ob er abgelehnt wurde und warum, wie lange die Auswertung dauerte, ob eine Zahl korrigiert oder ein PDF gesichert wurde. Gespeichert werden dabei nur der Seitenpfad ohne die Adresse Ihrer Auswertung, die grobe Gerätekategorie (mobil oder Desktop) und technische Kenngrößen des Dokuments wie Dateityp, Größe und BWA-Form. Wir speichern dafür keine IP-Adresse, keinen Browser im Klartext, keine Cookies und nichts im Speicher Ihres Browsers; eine Wiedererkennung einzelner Besucher findet nicht statt. Es sind keine Dienste Dritter beteiligt, insbesondere kein Google Analytics. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden und verständlichen Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Da keine Daten auf Ihrem Gerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist keine Einwilligung nach § 25 TDDDG nötig und es gibt keinen Cookie-Banner.

8. Speicherdauer

9. Widerruf und Löschung

Sie können jede Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie an post@frag-konstanze.de und nennen Sie den Link Ihrer Auswertung oder den Firmennamen und den Monat der BWA. Wir löschen dann die Auswertung und den Pseudonym-Schlüssel für Ihre Firma. Mit dem gelöschten Schlüssel lässt sich die verfremdete Fassung nicht mehr Ihrer Firma zuordnen und nicht mehr mit anderen Monaten verknüpfen (Crypto-Shredding). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, etwa bei der für unseren Sitz zuständigen Behörde. TODO_FELIX zuständige Landesbehörde eintragen

11. Sicherheit

Die Verbindung zu Konstanze ist TLS-verschlüsselt. Dateien werden nur in flüchtigem Speicher verarbeitet und, soweit gespeichert, in unserer Datenbank in Deutschland abgelegt. Der Zugang zu den Servern ist auf uns beschränkt. Uploads sind pro Absender begrenzt, um Missbrauch zu verhindern.

12. Änderungen

Wenn sich der Dienst ändert, etwa durch Nutzerkonten, E-Mail-Versand oder Branchenvergleiche, passen wir diese Erklärung an und nennen das Datum oben. Eine bereits erteilte Einwilligung wird dadurch nicht erweitert.