Konstanze
Ein aufgeklappter Zollstock aus Papier mit sieben Gliedern, nummeriert von 1. bis 7., die ersten drei grün abgehakt, die 7. rot umkringelt 7. 6. 5. 4. 3. 2. 1. in dieser Reihenfolge

Sieben Blicke: So liest ein Betriebsberater eine fremde BWA

Auf dem Tisch eines Betriebsberaters liegt eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die er noch nie gesehen hat. Auswertungsmonat Mai, Erstelldatum 14. Oktober. Vierundzwanzig Zeilen, vier Spalten. In zwanzig Minuten kommt der Inhaber.

Er fängt nicht beim Ergebnis an. Er fängt oben links an.

Sieben Blicke in fester Reihenfolge, und am Ende eine einzige Frage. Das ist die ganze Methode, und sie geht an jeder BWA, auch an Ihrer.

Blick 1: Der Kopf sagt, wie alt die Zahlen sind

Oben stehen BWA-Form, Firmenname, Monat und Erstelldatum. Die Form sagt, welche Rechnung dahintersteckt: Die „BWA 01 Kurzfristige Erfolgsrechnung“ ist der Normalfall. Eine „Einnahmen-Ausgaben-BWA“ rechnet nach Zufluss und kennt keine Bestandsveränderung. Der Firmenname verrät die Rechtsform, und die ändert später die Lesart des Ergebnisses.

Dann der Abstand. Mai gegen 14. Oktober, das sind fünf Monate.

Cord-Christian Körner, Betriebsberater der Handwerkskammer Oldenburg, nennt so etwas „natürlich viel zu spät“. Als Faustregel aus der Online-Steuerberatung gelten höchstens 60 Tage zwischen Monatsende und Druck.

Ein später Druck heißt eines von zwei Dingen. Entweder sind die Zahlen alt, oder die Belege kamen spät, und dann sind die Zahlen nicht vollständig. Der Berater weiß noch nicht, welches von beiden. Deshalb fängt sein Zettel mit dieser Zeile an.

Blick 2: Die kumulierte Spalte trägt die Aussage

Vier Wertspalten: der Monat, Januar bis Mai kumuliert, der Mai vom Vorjahr, das Vorjahr kumuliert. Die erste überspringt er.

Ein einzelner Monat schwankt mit jeder Schlussrechnung und jedem Urlaubsgeld. Körner rät, bei einem schlechten Monat „nicht in Panik zu verfallen“, sondern die Ursache der Schwankung zu suchen. Die kumulierte Spalte hat die Schwankung schon herausgemittelt.

Ein Monat ist Wetter. Fünf Monate sind eine Richtung.

Als Vergleich nimmt er das Vorjahr kumuliert, nicht den Vormonat. Ein Februar gegen einen Januar beweist auf dem Bau nichts, Januar bis Mai gegen Januar bis Mai schon.

Bei den Prozentspalten zählt für ihn nur „% Gesamtleistung“. Sie bringt alle Zeilen auf denselben Nenner. Die anderen Prozentspalten beziehen sich auf die Gesamtkosten oder die Personalkosten und werden ständig verwechselt. Welche Lesefehler daraus folgen, steht in den zehn häufigsten Fehlern beim Lesen einer BWA.

Blick 3: Drei Nullen machen das Ergebnis zu gut

Jetzt erst die Zahlen. Und zuerst nicht die großen, sondern die Nullen.

Drei Zeilen: „Abschreibungen“, „Bestandsveränderungen“, „Zinsaufwand“. Auf diesem Blatt stehen die Abschreibungen bis Mai auf null, im Vorjahr waren es 27.100 Euro. Fünf Zwölftel davon, rund 11.300 Euro, fehlen im Ergebnis.

Das Steuerbüro bucht sie vermutlich erst im Jahresabschluss. Die KfW-Gründerplattform beschreibt, was dann passiert: Die Jahresabschreibung im Dezember kehrt einen unterjährigen Gewinn in einen Verlust.

Die Bestandsveränderung wiegt im Bau und Ausbau noch schwerer. Sie ist der Wert der halbfertigen Arbeiten zum Monatsende. Wer sie nicht bucht, zeigt den Lohn im Monat der Arbeit und den Umsatz im Monat der Schlussrechnung. Das „erhöht die Schwankungen zwischen den einzelnen Monaten“, sagt Körner.

Wie die vollständige Prüfung auf fehlende Buchungen aussieht, steht in Bevor Sie den Zahlen glauben.

Blick 4: Der Rohertrag zeigt, ob der Umsatz Marge hat

Von der Gesamtleistung gehen Material und Fremdleistungen weg. Was bleibt, heißt in der BWA Rohertrag. Körner nennt ihn „das, was nach den Materialkosten noch übrig bleibt, um alle anderen Kosten zu decken“.

Der Berater liest ihn als Quote, nicht als Betrag. Körners Beispiel: 50.000 Euro Rohertrag bei 100.000 Euro Umsatz, das ist die Hälfte.

Dieselben 50.000 Euro bei 80.000 Euro Umsatz sind 62,5 Prozent. Gleicher Rohertrag, anderes Geschäft.

Die Bewegung zeigt sich erst im Vorjahresvergleich. Wie das aussieht, zeigt die öffentliche Musterauswertung der Musterholz GmbH, die DATEV ihrem Controllingreport beilegt. Dort wächst der Umsatz, und der Einkauf wächst doppelt so schnell.

  1. Gesamtleistung gegen Vorjahr+5,4 %
  2. Material- und Wareneinkauf gegen Vorjahr+11,6 %
  3. Rohertragsquote Vorjahr58,9 %
  4. Rohertragsquote jetzt56,5 %
  5. Weniger Rohertrag bei dieser Gesamtleistung-2,4 Pp, rund 14.100 EUR

Rund 14.100 Euro, die im Vorjahr noch da waren. Die BWA sagt nicht, wohin sie gegangen sind. Dafür gibt es drei Verdächtige, und die Frage nennt alle drei.

Blick 5: Personalkosten zu Rohertrag macht Gewerke vergleichbar

Die Personalquote zur Gesamtleistung taugt nicht zum Vergleich zwischen Gewerken. Ein Malerbetrieb hat wenig Material und darum eine hohe Personalquote, ein SHK-Betrieb mit Gerätehandel das Gegenteil. Beide können gesund sein.

Der Berater teilt die Personalkosten deshalb durch den betrieblichen Rohertrag, also Rohertrag plus sonstige betriebliche Erlöse. Die Quote sagt, wie viel von dem, was nach Material bleibt, in Lohn und Gehalt geht.

Rechenstreifen aus Papier: Personalkosten 361.870 geteilt durch betrieblichen Rohertrag 669.290 ergibt Personal zu Rohertrag 54 %, umkringelt. Randnotiz zur Faustregel: unter 55 % komfortabel, 55 bis 65 % üblich, über 70 % kritisch; Vorjahr 56,2 %. Personalkosten Betriebl. Rohertrag Personal zu Rohertrag 361.870 669.290 54 % Faustregel unter 55 % komfortabel 55 bis 65 % üblich über 70 % kritisch Vorjahr 56,2 %

In unserer Muster-BWA eines Elektrobetriebs liegt die Quote bei 54 Prozent, im Vorjahr waren es 56,2. Der Unterschied ist Rauschen.

Unter 3 Prozentpunkten wertet er nichts.

Zum Vergleich: Der Betriebsvergleich der Landes-Gewerbeförderungsstelle NRW für das Dachdeckerhandwerk aus dem Jahr 2019 nennt rund 62 Prozent. Die Jahresabschlussstatistik der Bundesbank für 2023 ergibt für Ausbau- und Bauinstallationsbetriebe bis 2 Millionen Euro Umsatz rechnerisch rund 60 Prozent für den mittleren Betrieb.

Die Faustregel aus der Beratung steht am Rand des Rechenstreifens, und sie ist kein Statistikwert: Unter 55 Prozent gilt als komfortabel. Über 70 Prozent bleibt für Raum, Fahrzeuge, Abschreibung und Gewinn wenig.

Bei einem Einzelunternehmen fehlt in den Personalkosten der Inhaber selbst. Dort fällt die Quote zu niedrig aus, und der Berater rechnet ihn im Kopf dazu.

Blick 6: Das Betriebsergebnis zählt, nicht das vorläufige

Zwischen „Betriebsergebnis“ und „Vorläufiges Ergebnis“ liegen Zinsen und das neutrale Ergebnis. Dort stehen Anlagenverkäufe, Erstattungen, Zinserträge und aufgelöste Rückstellungen, also alles, was mit dem Tagesgeschäft nichts zu tun hat.

Auf diesem Blatt: Betriebsergebnis minus 8.400 Euro, vorläufiges Ergebnis plus 6.100 Euro. Zwei Zeilen weiter unten wird aus einem Verlust ein Gewinn.

Unteres Ende einer BWA auf Papier: Betriebsergebnis minus 8.400,00 Euro mit Bleistiftnotiz „Kerngeschäft“, neutraler Ertrag 14.500,00 Euro rot eingekringelt mit Strich zum Rand und der Notiz „einmalig?“, vorläufiges Ergebnis 6.100,00 Euro mit Doppellinie. Betriebsergebnis Neutraler Ertrag Vorläufiges Ergebnis -8.400,00 14.500,00 6.100,00 Kerngeschäft einmalig?

Der Berater kringelt die Zeile dazwischen ein.

  1. Betriebsergebnis Januar bis Mai-8.400 EUR
  2. Neutraler Ertrag+14.500 EUR
  3. Vorläufiges Ergebnis6.100 EUR

Die 14.500 Euro sind echt. Offen ist, ob sie wiederkommen. War das ein Fahrzeugverkauf oder eine Versicherungserstattung, oder gibt es den Ertrag jedes Jahr? Ohne ihn trägt das Kerngeschäft bis Mai nicht.

Blick 7: Das Ergebnis ist noch kein Geld

Die BWA 01 endet beim vorläufigen Ergebnis. Was danach vom Konto geht, steht nicht darin: Tilgung, Privatentnahmen, Einkommen- oder Körperschaftsteuer, und die Rechnungen, die Kunden noch nicht bezahlt haben.

Die Musterholz GmbH zeigt, wie weit beides auseinanderliegen kann. Ihr Betriebsergebnis steigt im ersten Quartal 2025 um 12,3 Prozent.

Das Konto merkt davon nichts. Die Finanzmittel fallen im selben Zeitraum von rund 41.500 auf rund 10.800 Euro.

Der größte Abgang sind rund 37.300 Euro gezahlte Ertragsteuern, dreimal so viel wie im Vorjahr. Wie Sie diese Rechnung an der eigenen BWA nachstellen, steht in Gewinn in der BWA, Konto leer.

Bei einem Einzelunternehmen oder einer GbR kommt dazu, dass der Inhaber in den Personalkosten nicht vorkommt. Das Betriebsergebnis ist dort Gehalt und Gewinn in einer Zahl. Der Berater schreibt deshalb unter das vorläufige Ergebnis drei Posten mit Bleistift, bevor der Inhaber kommt.

Eine Hauptthese, nicht zwölf Befunde

Nach sieben Blicken stehen zehn bis fünfzehn Auffälligkeiten auf seinem Zettel. Im Gespräch nennt er eine.

Eine Hauptthese, nicht zwölf Befunde.

Er beginnt mit der Beobachtung, die die meisten anderen erklärt. Er belegt sie mit zwei Zahlen. Dann stellt er die Frage, deren Antwort die These bestätigt oder kippt.

Bei der Musterholz GmbH wäre das: „Der Umsatz wächst, die Marge nicht. Das sind rund 14.100 Euro Rohertrag weniger als im Vorjahr. Stecken die Preiserhöhungen Ihrer Lieferanten schon in den laufenden Angeboten?“

Der DATEV-Controllingreport zeigt für dieselbe BWA am Rohertrag einen gelben Ampelpunkt und daneben plus 0,99 Prozent. Der Punkt ist richtig gesetzt.

Er sagt, dass hier etwas auffällt. Er sagt nicht, wie viel, und nicht, welche Frage der Inhaber seinem Steuerbüro stellen kann. Ein Hinweis zeigt die Stelle. Eine Lesart nennt Zahl, Vergleich und Frage.

Die sieben Blicke an Ihrer BWA

Legen Sie die aktuelle BWA neben die vom Vorjahr und gehen Sie die Zeilen in dieser Reihenfolge durch.

  1. Kopfzeile: Wie viele Wochen liegen zwischen Auswertungsmonat und Erstelldatum?
  2. Spalten: „kumuliert“ gegen „Vorjahr kumuliert“, Prozentwerte aus „% Gesamtleistung“.
  3. „Abschreibungen“, „Bestandsveränderungen“, „Zinsaufwand“: Steht eine dieses Jahr auf null und im Vorjahr nicht?
  4. „Rohertrag“ geteilt durch „Gesamtleistung“, beide Jahre. Die Differenz in Prozentpunkten mal Gesamtleistung ist die Euro-Wirkung.
  5. „Personalkosten“ geteilt durch „Betrieblicher Rohertrag“, beide Jahre.
  6. „Betriebsergebnis“ neben „Vorläufiges Ergebnis“: Wie groß ist der Abstand, und woher kommt er?
  7. Unter das vorläufige Ergebnis mit Bleistift: Tilgung, Entnahmen, Steuervorauszahlungen je Monat. Was bleibt?

Die größte Bewegung aus Blick 3 bis 7 ist Ihre Frage für das nächste Gespräch mit dem Steuerbüro.

Konstanze rechnet bei jeder BWA, die Sie auf frag-konstanze.de ablegen, die Summen nach, schreibt sechs Sätze Einordnung und fragt nach dem, was auf dem Blatt fehlt.

Häufige Fragen

Warum liest der Berater das Ergebnis zuletzt?

Weil das Ergebnis nur so gut ist wie die Buchungen davor. Fehlen Abschreibungen oder Bestandsveränderungen, ist die Zahl unten zu gut, und wer dort anfängt, deutet eine Zahl, die noch nicht fertig ist.

Welche Spalte ist die richtige, wenn die BWA nur den Monat zeigt?

Dann fehlt der Vergleich, und der Monat allein trägt keine Aussage. Fragen Sie Ihr Steuerbüro nach der Auswertung mit kumulierter Spalte und Vorjahr, DATEV druckt sie auf Wunsch mit.

Was ist der Unterschied zwischen Rohertrag und betrieblichem Rohertrag?

Der Rohertrag ist Gesamtleistung minus Material und Fremdleistungen. Der betriebliche Rohertrag rechnet die sonstigen betrieblichen Erlöse dazu, etwa Provisionen oder Mieteinnahmen des Betriebs. Für die Personalquote nimmt der Berater den betrieblichen.

Gelten die Faustregeln zur Personalquote für jedes Gewerk?

Nein, sie sind ein Anhaltspunkt aus der Beratung, kein Statistikwert. Der Betriebsvergleich des eigenen Fachverbands oder der Handwerkskammer ist genauer, wenn es einen gibt.

Warum zählt der neutrale Ertrag nicht zum Kerngeschäft?

Weil er aus Vorgängen stammt, die nicht jedes Jahr wiederkommen: ein verkaufter Transporter, eine Erstattung, eine aufgelöste Rückstellung. Das Betriebsergebnis zeigt, ob der Betrieb ohne solche Einmalbeträge trägt.

Quellen

Alle abgerufen am 25.10.2026.

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